سیستم افرا، نرم افزاری کارا در زمینه گردش فرم های درون سازمانی محسوب گردیده که در حال حاضر مورد استفاده سازمانها و موسسات متنوعی در سطح ایران می باشد . لیکن با توجه به نیازهای جدید کاربران ، هرروزه تغییرات جدیدی در سیستم ، در جهت تکامل هرچه بیشتر آن، انجام می گردد  که به سادگی، کاربر پسند بودن و کارایی بیش ار پیش آن می انجامد. در آخرین سری تغییرات انجام شده علاوه بر تقویت هسته نرم افزار، امکانات جدیدی نیز به آن افزوده شده است که به آن خواهیم پرداخت.

ارسال فرم و باز کردن فرم خام جدید تنها با فشردن یک دکمه
در بسیاری از موارد مشاهده شده است که نیاز به تکمیل چند نسخه از یک فرم به صورت پی در پی می باشد. بدین منظور دکمه ای با عنوان «ارسال و فرم جدید» در پنجره ارسال قرار داده شده است که در صورت تکمیل یک فرم و انتخاب این دکمه، فرم تکمیل شده ارسال و یک فرم خام از همان فرم به کاربر نشان داده می شود. بدین ترتیت دیگر نیاز به انتخاب گزینه فرم جدید و جستجو در لیست فرمهای خام توسط کاربر نمی باشد.

خاتمه دادن به تکمیل فرم توسط کاربران
خاتمه پذیر بودن فرم در یک مرحله خاص امکانی است که برای تکمیل فرمهایی که نیاز به طی کردن تمامی مراحل آن در همه نمونه ها نمی باشد، سودمند می باشد. بدین ترتیب کاربران می توانند نسبت به خاتمه دادن مراحل گردش یک فرم در مرحله هایی که توسط مدیر سیستم تعیین شده است اقدام نمایند.
 

 تعیین این امکان، توسط طراح فرم و در هنگام تعریف مراحل تکمیل فرم صورت می پذیرد. چنانچه در تصویر فوق مشاهد می نمایید، در صورتی که مدیر سیستم برای یک مرحله خاص جعبه تایید «امکان خاتمه پذیر بودن فرم در این مرحله» را انتخاب نماید، کاربر می تواند در هنگام ارسال فرم به جای دکمه «ارسال» دکمه «پایان» را انتخاب نماید. در این صورت فرم در سیستم ثبت شده و توزیع نسخ می گردد. البته پایان دادن به گردش یک فرم از مرحله دوم به بعد قابل انجام است.

تعریف و ذخیره فرم خام شخصی شده به تعداد دلخواه
یکی از جالب ترین امکانات افزوده شده به افرا، امکان تعریف تعداد نامحدودی فرم خام شخصی شده می باشد. فرمهای خام شخصی شده فرمهایی هستند که کاربر (به عنوان مثال به منظور جلوگیری از وارد کردن اطلاعات تکراری در تکمیل فرم) یک نسخه از یک فرم خام را با اطلاعات مورد نظر خود تکمیل نموده و با انتخاب گزینه «ذخیره در لیست فرمهای خام شخصی شده» که با آیکن   مشخص شده است، آن را ذخیره می نماید. بدین ترتیب هنگام تکمیل مجدد نسخه ای جدید از این فرم، در لیست فرمهای خام شخصی شده آن را انتخاب نموده و سایر اطلاعات لازم را وارد و فرم را ارسال می نماید. با این کار از وارد کردن اطلاعات تکراری در هر بار تکمیل فرم جلوگیری می شود.

کاربر می تواند با انتخاب گزینه «بانک فرم های شخصی شده» لیست فرمهای شخصی شده خود را مشاهده نموده و اقدام به تکمیل و ارسال آن ها نماید.

شماره سریال، ستونی ثابت در تمامی جداول سیستم (مثل کارتابل جاری، جستجو، فرمهای من)
شماره سریال در فرمهای افرا نقشی کلیدی در پیگیری و جستجوی فرم دارند. با فراهم نمودن امکان مشاهده شماره سریال فرمها، جستجو، حذف و سایر عملیات مورد نیاز کاربران برروی فرم با سهولت بیشتری امکان پذیر می گردد.

لیست ها و یک خصوصیت سودمند
لیست ها، مواردی ثابت و از پیش تعریف شده هستند که توسط مدیر سیستم تعریف شده و کاربران آیتم های موجود در آن¬ها را به صورت لیست های کشویی مشاهده می نمایند. این آیتم های با ترتیب وارد شده توسط مدیر سیستم به کاربران نمایش داده می شد که با افزودن یک خصوصیت جدید در طراح فرم، مدیر سیستم می تواند امکان مرتب سازی این لیست ها را فراهم  سازد.
همانطور که در تصویر زیر مشاهده می نمایید، مدیر سیستم می تواند با انتخاب یک لیست از بین ویژگی های موجود در خصوصیت «مرتب» گزینه مورد نظر خود را انتخاب نماید.

تغییرات بزرگ در کنترل پیوست فرم
یکی از قابلیت های افرا، امکان پیوست یک فرم از فرمهای تکمیل شده به فرم در حال تکمیل می باشد. مدیر سیستم با قرار دادن آیتم «پیوست فرم» بر روی یک فرم این امکان را فراهم می آورد که کاربران بتوانند فرمی را به فرم در حال تکمیل پیوست کنند. کاربران در مرحله تکمیل فرم، با زدن دکمه فرم مورد نظر خود را انتخاب کرده و پیوست انجام می شود. 

 قبلاً در مرحله تکمیل فرم امکان مشاهده فرم پیوست شده برای شخصی که فرم را پیوست نموده بود وجود نداشت. اما با افزودن دکمه « » به این آیتم، امکان مشاهده فرم پیوست شده به فرم در حال تکمیل فراهم شده است.
همچنین مدیر سیستم می تواند تعداد حداقل و حداکثر فرمهای قابل پیوست را نیز در این آیتم تعیین کند.
یکی دیگر از تغییرات سودمندی که در پیوست فرم انجام شده، نمایش شاخص های فرم پیوست شده در آیتم پیوست فرم می باشد. بدین ترتیب کاربران قادر به مشاهده اطلاعاتی که در هنگام انتخاب فرم در پنجره پیوست وجود دارد می باشند. فیلدهای شاخص فیلدهایی هستند که در مراحل طراحی یک فرم توسط مدیر سیستم تعریف شده و قابل مشاهده در کنترل پیوست فرم می باشد.

در پنجره ای که به منظور انتخاب فرم مورد نظر جهت پیوست به یک فرم ، نمایش داده می شود در صورتی که فرم دارای چندین نسخه باشد، لینک هایی در قسمت بالای پنجره نمایان می شود که کاربر قادر به انتخاب نسخه مورد نظر خود می باشد. لینک «تمام نسخه ها» که اخیراً به این قسمت اضافه شده است به کاربران اجازه می دهد که اطلاعات تمامی نسخه های یک فرم را در جدول مشاهده نموده و فرم مورد نظر خود را جهت پیوست انتخاب نمایند. در صورتی که تعداد فرمهای نمایش داده شده در این پنجره زیاد باشد، کابران می توانند با استفاده از جعبه متن جستجو، فرم مورد نظر خود را انتخاب نمایند.

گزارش ها و تغییرات کاربر پسند در آن
سیتسم گزارش گیری افرا، سیستمی قوی و پویا بوده که به مدیر سیستم این امکان را می دهد که انواع گزارش های اطلاعاتی و آماری مورد نیاز خود از فرمهای تکمیل شده را ساخته و با دادن مجوز به کاربران مورد نظر خود، به آن ها نمایش دهد.
تعدادی از گزارش های تعریف شده توسط مدیر سیستم دارای پارامتر بوده که به منظور محدود کردن بازه گزارش مورد استفاده قرار می گیرند و تعدادی دیگر از گزارشات فاقد این پارامترها هستند. در آخرین تغییرات سیستم افرا در صورت انتخاب گزارش های بدون پارامتر، گزارش بدون هیچ وقفه ای به کاربر نمایش داده می شود و نیازی به انجام عملیات اضافی توسط وی نمی باشد.
امکان جالبی که به قسمت نمایش گزارشهای افرا افزوده شده است، امکان مشاهده فرم های لیست شده می باشد. البته به منظور وجود چنین امکانی، مدیر سیستم در طراح گزارش باید آیتم «نمایش فرم» را به ستون های گزارش اضافه کند. بدین ترتیب کاربر در هنگام مشاهده فرم، می تواند با انتخاب گزینه «نمایش» که در هر سطر تکرار می شود، فرم مربوط به آن سطر را مشاهد نماید.

جلوگیری از ثبت فرم و ذخیره تغییرات مشکل برانگیز در طراح فرم
یکی از مشکلاتی که در طراحی فرم های افرا به وجود می آمد، تغییر ناشیانه آیتم های فرم در ویرایش سطحی و همچنین تغییر نوع آیتم ها در نسخه های مختلف فرم و ذخیره آن با همان نام بود که باعث بروز خطا در گزارش گیری و در برخی موارد، نمایش فرم می شد. به منظور جلوگیری از بروز چنین اشکالاتی ترتیبی داده شده است که در هنگام ذخیره فرم چنانچه چنین اشتباهی پیش آمده باشد، طراح فرم به کاربر اخطار داده و از او می خواهد که نسبت به تصحیح نوع و یا تغییر نام آیتم اقدام نماید و تا برطرف شدن مشکل از ثبت و ذخیره آن خودداری می نماید.

حداقل و حداکثر سطرهای جدول
الزام کاربران به وارد کردن تعداد خاصی اطلاعات در جداول پویا، یکی از جدیدترین امکاناتی است که به افرا افزوده شده است. بدین ترتیب مدیر سیستم با تعیین حداقل و حداکثر سطرهای مورد نیاز در جدول، می تواند کاربر را ملزم به وارد کردن تمامی اطلاعات مورد نیاز خود نماید. 

در صورتی تعداد سطرهای جدول کمتر از تعداد تعیین شده و یا بیشتر از تعداد تعیین شده توسط مدیر سیستم باشد، کاربر در هنگام ارسال فرم با پیام خطا روبرو شده و تا زمانی که اطلاعات جدول را تصحیح ننماید، امکان ارسال فرم برای وی فراهم نخواهد شد.

ثبت نام کاربران با نام کاربری و رمز عبور دلخواه
امکان ثبت نام کاربران توسط خود ایشان امکانی است که به منظور سهولت کار مدیران سیستم و همچنین کاربران به سیستم افزوده شده است.
بدین تربیت کاربران با مراجعه به صفحه ثبت نام، اطلاعات خود و همچنین اطلاعات حساب کاربری (مثل نام کاربری، رمز عبور، نقش و ...) را وارد می نمایند. پس از آن مدیر سیستم در بخشی که برای وی در نظر گرفته شده است می تواند کاربر ثبت نام شده را فعال و یا حذف نماید. پس از آن کاربر در صورتی که حساب وی مورد تایید مدیر سیستم قرار گرفته باشد می تواند با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود وارد سیستم شود.
 البته لازم به ذکر است که ثبت نام تنها در حالتی قابل استفاده می باشد که ورود به سیستم با استفاده از «نام کاربری» و «رمز عبور» و در صفحه «ورود» انجام شود. یعنی سیستم هایی که ورود به آن ها با استفاده از حساب کاربری ویندوز (Windows Authentication) صورت می گیرد، از این امکان بی بهره اند.

نمایش در لیست (جهت ثبت نام)
کاربران در هنگام ثبت نام در سیستم باید سازمان و نقش خود را از لیست های موجود در صفحه ثبت نام انتخاب نمایند. گزینه های این لیست ها با نقش ها و پست های موجود در افرا ارتباط دارند؛ به بیان دیگر لیست با نقش ها و پست های موجود در افرا پز می شوند. اما تا زمانی که مدیر سیستم اجازه نمایش نقش یا پستی را ندهد، آن نقش یا پست به کاربر نشان داده نمی شود. بدین منظور مدیر سیستم با انتخاب یا عدم انتخاب گزینه «نمایش در لیست» می تواند این پست یا نقش انتخاب شده را نمایش داده یا از دید کاربر پنهان نماید.