با توجه به نیاز گروهی از کاربران افرا امکان انتخاب اتوماتیک مدیران به عنوان تکمیل کننده هر مرحله در هنگام طراحی فرم فراهم شد. بدین ترتیب در هنگام ارسال فرم در صورتیکه تکمیل کننده مرحله بعد مدیر مربوطه تعیین شده باشد، سیستم به صورت اتوماتیک و طبق چارت سازمانی فرم را برای مدیر مربوطه ارسال خواهد نمود. لازم به ذکر است که این قابلیت زمانی سودمند واقع میگردد که در سازمان، سلسه مراتب مشخصی برای مدیران هر بخش وجود داشته باشد.
مراحل فعال کردن امکان فوق در سیستم افرا
در صورتیکه از نسخه جدید نرم افزار افرا استفاده می نمایید با انجام مراحل زیر از قابلیت جدید استفاده کنید :
1. مشخص کردن مدیران در چارت سازمانی :
قبل از استفاده از این قابلیت باید در نرم افزار و در بخش چارت سازمانی پست های مدیریتی را انتخاب و اطلاعات مربوط به آنرا طبق شکل تعیین کنید. لازم به ذکر است در صورتیکه در سازمان شما سطوح مدیریتی فقط طبق چارت سازمانی تعیین می گردند نیاز به انتخاب نوع مدیر نمی باشد. اما در صورتیکه هر شخص دارای چندین مدیر می باشد که طبق هر فرم ممکن است ارسال متفاوتی برای نوع مدیر وجود داشته باشد می بایست نوع مدیران را نیز تعیین کنید .
دستورالعمل :
جهت ایجاد یک پست مدیریتی، در بخش «ساختار سازمانی» از قسمت «مدیریت» افرا و در ناحیه «جدید» عنوان پست را وارد کرده و جعبه تایید «پست» را انتخاب نمایید تا جعبه تایید «مدیریتی» فعال شود. با انتخاب جعبه تایید «مدیریتی»، لیست کشویی که حاوی نوع های مختلف مدیریتی می باشد فعال شده و می توانید نوع مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
چنانچه پست قبلاً در سیستم موجود میباشد و تنها قصد مدیریتی نمودن آن را دارید، پست مورد نظر را انتخاب نمایید و در قسمت «ویرایش» جعبه تایید «مدیریتی» را انتخاب کرده تا لیست کشویی نوع های مدیریت فعال شود. بدین ترتیب با انتخاب نوع مربوطه و زدن کلید «ذخیره» پست موجود ویرایش شده و تبدیل به یک پست مدیریتی با نوع انتخاب شده میگردد.
2. تعیین تکمیل کننده در هنگام طراحی فرم :
در صورتیکه در طراحی یک فرم و تعیین مراحل احساس کردید که تکمیل کننده یک مرحله می بایست مدیر تکمیل کننده مرحله بعد باشد می توانید از این امکان هوشمند به ترتیب زیر استفاده نمایید:
در قسمت "پست تکمیل کننده مشخص است" ، "مدیر مربوطه " را انتخاب نمایید . در این حالت فرم برای تکمیل این مرحله برای اولین مدیر تکمیل کننده مرحله قبل در چارت سازمانی ارسال خواهد شد . در صورتیکه می خواهید مدیر انتخاب شده توسط سیستم از یک سطح مدیریتی بالاتر باشد . با انتخاب حداقل سطح مدیریتی انرا تعیین کنید.
عبارت حداقل مدیر تکمیل کننده نشان دهنده ی سلسله مراتب مدیران سازمان میباشد.
پس از انجام مراحل فرم ، شخص تکمیل کننده پس از تکمیل فرم، به منظور ارسال آن، گزینه «ارسال» را انتخاب می کند. و نام مدیر خود را طبق مشخصات داده شده در چارت سازمانی و طراحی فرم در قسمت "ارسال برای" مشاهده می نماید.
