سیستم نرم افزاری گردش فرم های سازمانی منطبق بر سیستم یکپارچه تضمین کیفیت به طور کلی شامل دو بخش اصلی می باشد
- گردش فرم ها ، که به نوعی عملیات های روزمره کارکنان را در سیستم بیان می نماید و شرایطی را ایجاد می کند که کاربران سیستم بتوانند از طریق آن کلیه مسئولیتهای خود را که منطبق با نظام تضمین کیفیت سازمان هستند را انجام دهند
- گزارش گیری پویا ، جهت بهره گیری به منظور مدیریت مبتنی بر اطلاعات ، آمار و اطلاعات جمع آوری شده توسط فرم های در گردش سازمان
در زیر ابتدا به بیان هر یک از موارد فوق به تفضیل پرداخته و سپس جزییات فنی اجرای طرح را مورد بررسی قرار خواهیم داد .
الف ) بررسی اجزای اصلی سیستم:
1- طراحی فرم ها:
یکی از مهمترین بخشهای سیستم ، طراح فرم می باشد که می بایست با مهیا کردن محیطی ساده امکان طراحی فرمهای پیچیده را برای کاربر خود ایجاد نماید به نحوی که بتوان در اندک زمان و بدون نیاز به تخصصی خاص به طراحی فرمهای مورد نیاز سازمان مبادرت ورزید
طراحی فرم در سیستم افرا با مشخصات زیر انجام می پذیرد:
- مشخص کردن مراحل یک فرم با این توضیح که هر مرحله فقط می تواند توسط یک نفر تکمیل گردد
- هر فرم حداقل دارای یک مرحله می باشد که مرحله آغازین بوده و توسط به گردش اندازنده فرم تکمیل می گردد
- مشخص کردن تکمیل کننده هر مرحله : در این مرحله مشخص می گردد که چه عنوان سازمانی مسئول تکمیل هر مرحله می باشد
- تعیین مرحله به عنوان مرحله آزاد: هر شخصی می تواند اقدام به تکمیل آن مرحله مبادرت ورزد
- تعیین پست تکمیل کننده مرحله: در این وضعیت کاربران در مراحل گردش نمی توانند فرم را برای شخص دیگری جهت تکمیل آن مرحله ارسال نمایند.
- تعیین تکمیل کننده به صورت نسبی: این حالت برای وضعیتی استفاده میشود که تکمیل کننده می بایست یکی از مدیران تکمیل کننده قبلی طبق چارت سازمانی باشد
- مشخص کردن فیلد های هر Box: هر box میتواند شامل ترکیبی از انواع زیر باشد:
- فیلد متنی
- فیلد منطقی (بلی ، خیر )
- فیلد تاریخ و ساعت (میلادی / شمسی)
- فیلد انتخاب (مشخص کردن چند گزینه جهت انتخاب توسط کاربر)
- فیلد عددی صحیح / اعشاری / مالی
- فیلد جدول
- فیلد جدول قابلیت تعریف ستون و سطر را داشته و هر ستون می تواند از جنس متن ، عدد ، تاریخ و انتخاب و.. باشد.
- فیلد Attachment جهت الصاق مستندات لازم.
- فیلد امضا: استفاده از تصویر امضا برای مراحلی که نیاز به امضا دارند.
- فیلدهای سیستمی: این فیلدها مقادیر خود را با توجه به کاربر و سایر اطلاعات دریافت می کنند و با توجه به عدم وجود امکان تغییر توسط کاربر می توانند به عنوان ملاکی جهت صحت اطلاعات وارد شده در نظر گرفته شوند.
- فیلد تصویر
- فیلد الصاق سایر فرم های پرشده در سیستم
- فیلد نمایش اطلاعات از یک فرم دیگر
- امکان تعیین جزئیات گرافیکی مربوط به هر فیلد
- مشخص کردن فیلدهای اجباری جهت ورود اطلاعات
- مشخص کردن عناوین سازمانی که در توزیع نسخ ، یک کپی از فرم را دریافت می کنند
- امکان تعریف تکمیل کنندگان فرم به عنوان دریافت کنندگان توزیع نسخ
- امکان تعریف سایر پست های سازمانی جهت شرکت در توزیع نسخ
2- گردش و سوابق: این بخش شامل عملیات های روزانه کاربران سیستم (مدیران و کارشناسان و... ) خواهد بود ، قابلیت استفاده برای همه در حیطه وظایف و دسترسی خاص ایشان وجود خواهد داشت فعالیت های مختلف کاربران در سیستم به صورت زیر خواهد بود:
2-1: مشاهده فرمهای موجود طبق سطح دسترسی:
- هر کاربر می تواند آخرین نسخه ارایه شده از فرم های موجود در سیستم را ببیند.
- کاربران عادی امکان مشاهده نسخه های قدیمی یک فرم را نخواهند داشت.
- مشاهده فرم ها با توجه به سطح دسترسی آنها برای مشاهده فرم ها خواهد بود ، به نحوی که ممکن است برخی از فرم ها قابل مشاهده برای همه جهت به گردش انداختن باشد ، ولی برخی از فرم ها فقط توسط واحد های خاص قابل مشاهده باشند
2-2: به جریان انداختن یک فرم:
- هر کاربر می تواند پس از مشاهده فرم های قابل دسترسش ، اقدام به پر کردن اطلاعات بخش مخصوص به خود کرده و آن را به گردش بیندازد.
2-3: تکمیل فرم های مربوطه:
- هر کاربر می تواند با مراجعه به کارتابل فرم های خود (کارتابل جاری)فرم هایی را که نیاز به تکمیل اطلاعات توسط او دارند را مشاهده و تکمیل کند
- هر کاربر پس از تکمیل اطلاعات بخش مربوطه ، فرم را به صورت الکترونیک امضا می کند در صورتیکه نیاز به تکمیل اطلاعات نداشته باشد نیز فقط فرم را امضا می نماید تا گردش فرم ادامه پیدا کند
- هر کاربر می تواند فقط بخشی از فرم را که به او مربوط می شوند را تکمیل کند امکان تصحیح بخشهایی که قبل تر تکمیل شده اند و یا تکمیل اطلاعات مربوط به سایر افراد وجود نخواهد داشت
2-4: مرجوع کردن فرم:
- کاربر می تواند در صورت نیاز قبل از تکمیل اطلاعات و یا امضا فرم ، جهت تصحیح اطلاعات فرم را به فرد تکمیل کننده قبلی مرجوع کند
- به هنگام مرجوع کردن کاربر می تواند متنی را به همراه فرم بفرستد که مورد استفاده شخص تصحیح کننده قرار بگیرد
- در صورت مرجوع شدن یک فرم ، پس از تصحیح ، فرم مسیر قبلی خود را مجددا از همان محل تصحیح ادامه می دهد
- فقط شخص به گردش اندازنده فرم ، می تواند در صورت مرجوع شدن فرم به وی ، فرم را به طور کلی از سیستم حذف کند
2-5: مشاهده فرم هایی که در توزیع نسخ برای کاربر فرستاده شده اند:
- پس از تکمیل کامل اطلاعات یک فرم و امضاء شخص نهایی ، فرم تکمیل شده به صورت فقط خواندنی برای واحد و اشخاص مربوطه ، ارسال خواهد شد و کاربر می تواند در کارتابل رونوشت ها (نسخ توزیع شده ) ی خود اینچنین فرم ها را ببیند
- کاربر می تواند کپی رونوشت مربوط به خود را برای شخص دیگری نیز ارسال نماید.
2-6: بایگانی فرم ها:
- هر کاربر می تواند فرم هایی را که در کارتابل رونوشتهایش وجود دارند را بایگانی و یا حذف نماید
- بایگانی به صورت زیر انجام می پذیرد:
- کاربر می تواند پس از بررسی یک فرم در صورت تمایل آن را بایگانی نماید تا از کارتابل توزیع نسخ خارج گردد.
- امکان مشاهده کلیه فرم های بایگانی شده وجود خواهد داشت.
2- 7: برچسب ها:
- هر کاربر می تواند مطابق با نیاز خود اقدام به تعریف برچسب های مورد نیاز خود نماید
- کاربر می تواند مطابق با موضوع یک یا چند برچسب را به یک فرم الصاق نماید ، در نتیجه در آینده کاربر میتواند از طریق هر کدام از آن برچسب ها به فرم مربوطه دسترسی پیدا کند.
- امکان تعریف برچسب ها به صورت در ختی بر ای کاربر امکان پذیر می باشد.
- در صورت نیاز می توان برچسب الصاق شده را از روی فرم جدا نمود.
2- 8: پیگیری فرمهای شخصی :
- فرمهایی که کاربر اقدام به شروع گردش آنها کرده باشد تا زمان تکمیل نهایی در کارتابل "فرمهای من" قرار خواهند گرفت و از این طریق کاربر می تواند مراحل گردش فرمهای خود را پیگیری نماید
- کاربر می تواند در صورت نیاز فرمهای مربوط به خود را که پس از شروع به گردش توسط شخص دیگری تکمیل نگردیده باشند به کارتابل جاری خود بازگرداند.
2- 9: جستجو:
- هر کاربر می تواند اقدام به جستجوی فرم های تکمیل شده و یا در حال تکمیل در محدوده دسترسی خود نماید.
- امکان جستجو بر اساس دسترسی شخص تعریف می شود و کاربر می تواند فقط فرم هایی را که جهت جستجوی وی مجاز می باشند را جستجو نماید .
- جستجو بر اساس موارد زیر می تواند انجام شود :
- نام شخص : فرم هایی که شخص خاصی اقدام به گردش و یا امضا آنها نموده است .
- کلمه خاص : جستجو در محتوای فرم ها به دنبال کلمه ای خاص
- این قابلیت جز امکانات منحصر به فرد سیستم محسوب می شود و کاربر می تواند در میان فرمها به دنبال فرمهایی بگردد که کلمه ای خاص درآن ها تایپ گردیده است.
- تاریخ : جستجو در میان فرمهایی که در بازه زمانی خاص تکمیل شده اند .
- نوع فرم : جستجو فقط در میان فرمهای از یک نوع فرم خاص
- شماره سریال
- موارد فوق قابل ترکیب با یکدیگر جهت انجام جستجو های مرکب خواهند بود .
2-10: امنیت اطلاعات و دسترسی:
- قابلیت یکپارچگی سیستم با ACTIVE DIRECTORY در شبکه جهت مدیریت کاربران
- عدم نیاز کاربرانی که در شبکه login نموده اند به login مجدد در سیستم افرا
- تعریف سطوح دسترسی به تفکیک:
- کاربر
- گروه های کاری
- پست های سازمانی
- واحد های سازمانی
- تعیین دقیق جزییات دسترسی کاربر به امکانات سیستم
- تعیین دسترسی به فرمها به تفکیک :
- مشاهده جهت تکمیل فرم
- قابلیت جستجو
- قابلیت ویرایش اطلاعات فرم
- امکان حذف کامل فرم از سیستم
- تعیین دسترسی به گزارشات سیستم
3- بخشMIS:
استفاده کنندگان از سیستم می توانند پس از گردش فرم ها در صورت نیاز اقدام به طراحی گزارشات بر پایه اطلاعات درون فرمها نمایند . این قابلیت منحصر بفرد در سیستم با استفاده از رابط کاربر پسندانه امکان ایجاد انواع گزارشات پیچیده را مهیا می سازد.
3-1: تعریف ساختار گزارش:
تعریف ساختار گزارش شامل تدوین ساختار های گزارش مبتنی بر اطلاعات درون فرم های گردش یافته در سیستم می باشد.
به عنوان مثال در صورتیکه در طراحی فرمی با عنوان « فرم رسیدگی به شکایات مشتریان » عنصر داده ای به عنوان شهرمشتری گنجانده شده باشد ، بتوان در صورت نیاز گزارشی را تدوین نمود که بتواند مجموع شکایات رسیده توسط مشتریان را به تفکیک شهر، در یک فاصله زمانی مشخص را ، معین نماید.
3-2: گزارش گیری از سیستم:
پس از تدوین یک گزارش مدیران و کاربران ارشد می توانند با مراجعه به بخش MIS نرم افزار و انتخاب گزارش مورد نیاز خود بر اساس آخرین اطلاعات وارد شده در سیستم اقدام به گزارش گیری نمایند .
- جزئیات طراحی و تعریف گزارشات:
- امکان تعریف پارامتر:
- در این حالت در زمان نمایش گزارش می توان اطلاعاتی را از کاربر دریافت کرده و طبق آن گزارش ساخته و نمایش داده شود .
- امکان تعریف پارامترهایی که در زمان اجرا بر اساس کاربر درخواست کننده گزارش به صورت اتوماتیک مقدار دهی می گردند.
- امکان تعریف شرط جهت فیلتر کردن اطلاعات
- امکان ساخت گزارشات آماری
- گزارشات آماری گزارشاتی هستند که جهت بدست آوردن اطلاعات آماری چون میانگین ، تعداد و سایر توابع آماری استفاده می شوند و انتظار می رود اطلاعات آماری با توجه به شاخص های اطلاعاتی بدست آیند .
- امکان تعریف ستونهای محاسباتی در گزارش بر اساس فرمولهای دلخواه
- امکان تعریف سایر مشخصات همچون تعریف نحوه مرتب سازی ، عنوان ستونها و .....
- امکان ذخیره گزارشات ساخته شده .
- امکان export اطلاعات گزارشها به فرمت های word و Excel
- امکان نمایش گزارش به صورت نمودارهای گرافیکی